Автоматизация — с чего начать?

Дмитрий Пинаев

Генеральный директор ГК «Современные технологии управления»

Виктор Забавин

ГК «Современные технологии управления»

Когда заходит речь о необходимости автоматизации управления предприятием, руководителю нужно получить ответы на три вопроса. Не зная этих ответов, сотрудникам предприятия и компании, осуществляющей внедрение, трудно выработать правильный подход к выбору системы автоматизации и стратегии ее внедрения. Что же это за вопросы?

Вопрос № 1: «Кому и почему нужна автоматизация?»

Сегодня мы уже можем проанализировать статистику и знаем, что чаще всего инициатором проекта является собственник, генеральный или финансовый директор, изредка главный бухгалтер. Если проект инициирует главный бухгалтер, то это одни ожидания, если генеральный директор, то, вероятно, совсем другие. Конечно же, оптимальный вариант с точки зрения успешности проекта, когда «Заказчиком» проекта является собственник или генеральный директор. Во-первых, это вызвано тем, что чаще всего только они представляют стратегию развития предприятия и знают истинные причины автоматизации, среди которых могут быть:

1. Переориентация на решение новых задач (выпуск новой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);
2. Проведение реформ или изменение принципов управления;
3. Неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
4. Подготовка предприятия к продаже (автоматизация должна увеличить рыночную стоимость).

Во-вторых, только они способны расставить приоритеты и решить любые конфликты, возникающие в ходе проекта. Также от статуса и полномочий этих людей зависит и отношение к проекту персонала предприятия. Знание ответа на первый вопрос позволяет выработать стратегию внедрения автоматизированной системы, соответствующей стратегии развития предприятия, получить представление насколько серьезным будет проект, сколько времени и сил предприятие готово на него потратить, и не «умрет» ли он сразу после начала.

Вопрос № 2: «Нужна ли именно автоматизация?»

После того, как стало понятно, кто является инициатором и что стало главной причиной автоматизации, нужно понять — что от нее ждут?

Практика показывает, что довольно часто при помощи проектов автоматизации пытаются решить проблемы управляемости предприятия. Безусловно, современное управление трудно представить без информационных систем, но первично все-таки управление.

Если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную (или имеющимися средствами автоматизации) стало невозможно (не успеваем, ошибаемся, дорого стоит персонал), то автоматизация — это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, решения принимаются без учета имеющихся данных, действия не согласованы, то, скорее всего, не сформирована сама система управления и автоматизация здесь не поможет. Поэтому, оценив ситуацию, нужно сделать вывод, решит ли автоматизация выявленные проблемы?.

Вопрос № 3: «Что будем автоматизировать?»

Далее необходимо ответить на самый сложный и важный вопрос — какая конкретно деятельность будет автоматизироваться?

Для небольших компаний ответ на этот вопрос достаточно прост. Нужно всего лишь представить — какая деятельность в компании связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Как правило, это бухгалтерский и налоговый учет, учет движения товарно-материальных ценностей, кадровый учет, расчет заработной платы и т. п. Далее можно переходить уже непосредственно к выбору автоматизированной системы начального уровня, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не будет ограничением при дальнейшем не очень сильном росте компании.

Но для больших компаний со сложным и многогранным бизнесом такого подхода оказывается явно недостаточно. Поэтому, чтобы ответить на вопрос «Какая деятельность будет автоматизироваться?» необходимо собственно получить представление об этой самой деятельности. Для этой цели в последние несколько десятков лет в мире активно используют процессный подход, основанный на выделении и анализе бизнес-процессов, составляющих деятельность компании. С помощью процессного подхода можно детально описать модель бизнес-процессов компании, содержащей:

Модель бизнес-процессов компании

1. Состав бизнес-процессов предприятия;
2. Какие Результаты работы всего предприятия в целом и каждого бизнес-процесса в частности планируется получить;
3. Какую последовательность действий нужно выполнить, чтобы на выходе процесса получить необходимый результат;
4. Кто является Владельцем процесса (Ответственный за достижение результата и обладающий полномочиями для распоряжения ресурсами процесса);
5. Кто является Исполнителем каждого действия внутри процесса;
6. Какие информационные и материальные объекты являются входами и выходами бизнес-процесса.

Такое описание деятельности предприятия можно сделать самостоятельно или привлечь внешних консультантов. Очень важно, чтобы разработанная модель была понятна руководителям и чтобы они осмыслили и приняли ее. Все разногласия необходимо устранить до начала выбора информационной системы. Учитывая, что такое описание выполняется в свою очередь с помощью систем бизнес-моделирования, то особое внимание необходимо уделить выбору такой системы. Для решения этой задачи можно использовать западные системы (Aris, AllFusion Process Modeler), но сегодня появились и более доступные по стоимости отечественные системы (Business Studio).

Далее проводится анализ — какие именно бизнес-процессы необходимо автоматизировать. Чтобы ответить на этот вопрос нужно понять, что именно не устраивает в текущей работе организации. Такими параметрами могут стать: время выполнения процесса, стоимость выполнения процесса, качество (количество ошибок и сбоев). Например, процесс планирования производства на крупном предприятии можно осуществлять и вручную, без применения средств автоматизации. И действительно, до сих пор на ряде предприятий до сих пор существуют приблизительные методы планирования потребности в материалах и в производственных мощностях. Но при этом точность расчетов не высока (что приводит к избыточным складским запасам материалов, недостаточной загрузке мощностей, а в конечном итоге — к неоправданно большим затратам на осуществление процесса Производство), время выполнения расчетов может составлять 5–10 дней (что в современных условиях для ряда предприятий является недопустимым), а количество ошибок при планировании порой не поддается подсчету.

Следует отметить, что для крупных предприятий также есть ряд «общепризнанных» процессов, которые необходимо автоматизировать и с которыми, вопросов как правило не возникает. Это те же самые процессы связанные с бухгалтерским учетом, движением товарно-материальных ценностей. Эти процессы автоматизируются «по умолчанию», так как повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно проверено. Что касается остальных процессов, то производится анализ по выбранным критериям и выделяются процессы с неудовлетворительными оценками, которые можно изменить с помощью средств автоматизации. С другой стороны, оценивается та часть инвестиций на внедрение информационной системы, которая будет потрачена на автоматизацию этих процессов. Если соотношение эффекта и затрат не устраивает владельца процесса и финансового директора, то процесс можно вычеркнуть из кандидатов на автоматизацию. Но сделать это можно только в том случае, если без информации, порождаемой в этом процессе, можно легко обойтись при работе всей корпоративной информационной системы.

Выделенные бизнес-процессы необходимо детально описать, сделав акцент на информации (используемые документы, отчеты), которая необходима для осуществления какого-либо действия процесса или является результатом его выполнения. Также, если выполнение действия основано на сложной методике, то желательно формализовать еще и эту информацию. Например, если в компании используется своя особенная методика калькуляции себестоимости, то необходимо провести ее формализацию и учитывать возможность ее реализации в выбираемой информационной системе.
Полученное описание дает возможность детально определить функциональные требования к системе автоматизации, ведь в результате мы получаем:

1. Список бизнес-процессов и их особенности, поддержка которых должны быть заложена в информационной системе;
2. Перечень информационных объектов, которые система должна позволять хранить;
3. Набор отчетов, которые должны формироваться в системе;
4. Перечень алгоритмов и методик, которые должны поддерживаться информационной системой.

Нужно четко понимать, что, к сожалению, для крупных компаний никогда не найдется готовой системы, способной на 100% удовлетворить перечень функциональных требований. Поэтому выбор информационной системы — это борьба компромиссов, в которой чем-то придется жертвовать либо функциональностью, либо стоимостью.

После того как появилось формализованное представление о бизнес-процессах предприятия и требованиях к информационной системе, предстоит решить сложную задачу — выбрать наиболее подходящую по функциональности и стоимости систему автоматизации.

Шаг первый: «Жесткая» или «гибкая»?

Все системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие — с набором типовых настроек (mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) и гибкие — с возможностью модифицировать функциональность (1 °C, Microsoft Axapta). Это касается систем любых классов, начиная от систем для решения локальных задач, до комплексных систем автоматизации деятельности крупных предприятий.

Чтобы определить, «жесткая» или «гибкая» система нужна в конкретном случае, необходимо понять, насколько динамично будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших 2–4 лет. Если имеется стабильно работающее предприятие, и в ближайшее время принципиальных изменений в системе управления не планируется, то можно примерять «жесткие» системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество — это законченные и отлаженные решения, вобравшие в себя лучшие практики управления. Но, выбрав и начав внедрять такую систему, мы будем вынуждены привести свою деятельность в соответствие с моделью бизнес-процессов, заложенной в систему, что для наших предприятий не всегда является допустимым.

Если же бизнес часто реформируется и окончательная конфигурация системы управления еще не сложилась, то нужна гибкая система, позволяющая достаточно просто вносить изменения и без больших затрат модифицировать систему. Такие системы на рынке есть, плюс на них уже могут быть реализованы и готовые решения.

Типы корпоративных информационных систем

Шаг второй: «Готовая или на заказ?»

На следующем шаге необходимо определиться, будет ли использоваться готовая или разрабатываться заказная система, для автоматизации бизнес-процессов предприятия?

Преимущества готового решения состоят в том, что:

1. Можно заранее примерить функционал системы к своим потребностям;
2. Можно посмотреть внедрение этой системы на других предприятиях;
3. Минимальны риски в оценке стоимости системы и внедрения;
4. Имеются отработанные методики внедрения;
5. Довольно точно сформулированы требования к инфраструктуре, персоналу и другим ресурсам;
6. Как правило на рынке труда есть специалисты которых всегда можно привлечь для сопровождения системы.

Недостатки готового решения:

1. Затруднено или невозможно изменение системы в случае возникновения необходимости;
2. Даже в тех случаях, когда модификация возможна, существует большой риск нарушения целостности системы.

В том случае, когда автоматизируемые бизнес-процессы и алгоритмы уникальны, и заказчик может позволить себе потратить деньги и время, то ничего не остается как прибегнуть к разработке заказной информационной системы.

Преимущества новой разработки:

1. Возможность сделать систему «под себя» на 100% удовлетворяющей функциональные требования.

В чем недостатки:

1. На порядок возрастают требования к квалификации бизнес-аналитиков, осуществляющих постановку задачи;
2. Очень велики риски в оценке сроков и стоимости разработки;
3. Стоимость разработки, оказывается, как правило, выше стоимости готового решения;
4. Качество полученного решения сильно зависит от профессионализма разработчиков (нужно быть готовым, что тестирование системы будет проходит на Вашем предприятии);
5. У предприятия появляется зависимость от компании разработчика (эта зависимость не так сильна в случае разработки на базе распространенных платформ).

Итак вариантов два:

1. Выбрать готовую систему, с помощью которой с определенными настройками (именно настройками, а не доработкой) можно решить поставленные задачи;
2. Заказать новую разработку на базе распространенных платформ (например Axapta, 1С и им подобные) или на одном из обычных языков программирования.

Шаг третий: «Отбрасываем дорогие системы»

Чтобы еще более сузить множество потенциально подходящих систем, нужно рассмотреть еще одно ограничение — допустимая стоимость проекта. Здесь применимы следующие правила:

1. В случае с готовыми решениями стоимость лицензий и стоимость внедрения определяется достаточно точно;
2. При варианте разработки (доработки) программного продукта ошибиться с оценками сроков и сумм можно в разы. Но очевидно, что получить сравнимый по функционалу и качеству с типовыми решениями продукт за меньшие деньги чем стоимость готового решения невозможно;
3. Не забывайте про затраты на инфраструктуру (вычислительная техника, сети, системное программное обеспечение) без которых не обходиться ни один проект.

Очевидно, что стоимость системы нужно рассматривать применительно к эффекту, который ожидается получить от ее внедрения. Но не всегда предприятие имеет возможность в течение 1–2 лет тратить значительные суммы. Поэтому, сопоставляя собственные финансовые возможности со стоимостью решений отбрасывайте те, которые «не по карману».

Шаг четвертый: «Выбор»

Если ранее описанные шаги выполнены, то становится ясно, какие системы подходят под потребности предприятия. Далее, самый простой способ выбора и приобретения системы — объявление тендера. Так как требования к системе есть, то и тендерные условия формулируются достаточно просто.

Очень рекомендуем посетить предприятия, где установлено предлагаемое решение и где внедрение осуществляла компания-подрядчик. Имея на руках собственную модель системы управления с требованиями к системе автоматизации, стоит своими глазами оценить опыт подрядчика и выслушать мнение их предыдущих клиентов. Не бойтесь потратить на это время и деньги, учиться на чужом опыте всегда дешевле. Обязательно оцените состав команды внедренцев на вашем проекте. Не смотря на все достижения компании, очень многое зависит от конкретных исполнителей, их опыта и квалификации.

Резюме

Несмотря на большой опыт, который накопили и предприятия и компании-подрядчики, до сих пор встречаются случаи неудачного внедрения систем автоматизации. Где-то не была учтена стратегия развития предприятия и проект стал просто не нужен, где-то просто поддались на уговоры продавцов и выбрали неподходящую систему. Последовательность шагов по инициированию проекта автоматизации, предложенная в данной статье, выработана на базе многолетнего опыты выполнения проектов и гарантирует правильный выбор информационной системы.

Опубликовано по материалам:
Журнал «Консультант» № 11 июнь 2006

Июнь 2006 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Эффект синергии методологий в проектах трансформации ИТ

Информационное пространство эффективного менеджера

Как «подогнать по размеру» информационную систему организации

Моделирование бизнес-процессов в проектах автоматизации