Методические и технические рекомендации
Бизнес-моделирование предприятия
В большинстве случаев инициатива по старту бизнес-моделирования деятельности предприятия исходит от руководителей среднего или высшего звена, которые осознали необходимость в улучшении и оптимизации бизнес-процессов в своей компании.
В ходе бизнес-моделирования, в целях сбора и обобщения собираемой информации, формируется цифровая модель предприятия (далее — ЦМП), которая служит полезным справочным инструментом для поддержки управления компанией и для решения задач по оптимизации деятельности компании.
Зачастую на начальном этапе разработки и сопровождения ЦМП (далее — РС ЦМП), вся эта деятельность выполняется одним человеком — самим инициатором РС ЦМП или привлеченным (нанятым) специалистом в области бизнес-моделирования.
Рис. 1. Контур управления предприятием с использованием ЦМП
Основные задачи, которые помогает решить РС ЦМП, это:
- выявление и разграничение зон ответственности работников компании;
- оптимизация деятельности работников компании;
- повышение управляемости компании;
- подготовка процессов компании к автоматизации.
Структура ЦМП
На техническом уровне ЦМП является базой данных (далее – БД) со справочниками, содержащими объекты в различных классах, и с таблицами связей между этими объектами.
Эту БД с ЦМП использует информационная система «Business Studio» (далее – ИС «Business Studio»).
Рис. 2. БД с ЦМП
Основными справочниками, входящими в состав ЦМП, являются:
- Справочник «Методы управления»:
- Стратегическое управление:
- стратегические карты
- перспективы стратегической карты,
- стратегические цели,
- ключевые показатели эффективности.
- Финансовое управление:
- финансовые статьи,
- бюджетные статьи,
- Кадровое управление:
- функции,
- знания,
- компетенции
- способности.
- Справочник «Оргединицы»:
- иерархическая оргструктура (подразделения и должности)
- роли в деятельности.
- Стратегическое управление:
- Справочник «Деятельность»:
- Карта деятельности предприятия в виде иерархического перечня направлений деятельности (групп процессов) и отдельных процессов.
- Диаграммы процессов.
- Функциональная модель.
- Справочник «Функциональные объекты»:
- Документы, используемые в процессах.
- Шаблоны и примеры документов, необходимые участникам процессов.
- Товарно-материальные ценности, используемых в процессах.
- Нормативные документы.
- Информации (информационные сообщения) в процессах.
- Термины и их определения.
- Статусы документов в процессах и комплектов документов в процессах.
- Базы данных.
- Программные продукты и их модули и функции.
- Прочие объекты деятельности.
- Наборы объектов деятельности.
- Таблицы связей между элементами справочников ЦМП.
Рекомендуемый состав команды бизнес-моделирования
Участники РС ЦМП — это не одно самостоятельное подразделение, а некая совокупность сотрудников компании, в которую входят как специалисты в области моделирования процессов (непосредственно «Офис РС ЦМП»), так и представители подразделений компании, включая руководителя компании.
Рис. 3. Участники РС ЦМП
Основные роли команды по РС ЦМП:
- Руководитель компании.
- Офис РС ЦМП:
- Руководитель РС ЦМП,
- Методолог РС ЦМП,
- Делопроизводитель РС ЦМП,
- Администратор среды моделирования ИС «Business Studio»,
- Бизнес-аналитики (аналитики процессов).
- Владельцы процессов.
- Эксперты по процессам.
- Читатели ЦМП.
Если деятельность по бизнес-моделированию имеет небольшой масштаб, то несколько этих ролей может одновременно исполнять один и тот же человек (в произвольных комбинациях). Например, для небольшой компании (примерно до 100 работников) исполнение всех ролей, входящих в состав группы «Офис РС ЦМП», может быть возложено на одного человека.
Но если деятельность по бизнес-моделированию разрастается, то в состав команды могут быть добавлены как отдельные исполнители для каждой роли, так и дополнительные участники, ответственные за контроль над наполнением, целостностью и непротиворечивостью справочников ЦМП.
Наличие дополнительных участников РС ЦМП позволит обеспечить более глубокую проработку и актуальность данных в ЦМП, а также распределить ответственность за ее наполнение.
Такими дополнительными ролями могут быть:
- Ответственный за Оргструктуру,
- Ответственный за Объекты деятельности,
- Ответственный за Роли,
- Ответственный за Процессы,
- Ответственный за Программные продукты
- и другие ответственные за справочники и разделы ЦМП.
Техническая подготовка к командному бизнес-моделированию
В минимальном варианте ИС «Business Studio» может быть установлена на одном персональном компьютере, на котором работает один человек. Но для полноценной командной работы в этой среде моделирования необходим другой масштаб технического решения.
Рис. 4. Многосерверная установка ИС «Business Studio»
Для командной работы по РС ЦМП рекомендуется следующий перечень серверов для развёртывания ИС «Business Studio»:
- один сервер лицензий ИС «Business Studio»,
- один сервер баз данных,
- один или несколько серверов Business Studio Portal,
- один или несколько серверов удалённой работы пользователей ИС «Business Studio».
Технические рекомендации для серверов:
- CPU: Процессор: Intel или AMD / 2.10 GHz / 8 cores / 64-bit;
- RAM: 16 Гб (или 4 Гб для «сервера лицензий»);
- HDD: 300 Гб (или 100 Гб для «сервера лицензий»);
- «сервер лицензий» должен иметь доступ интернет или должен быть развёрнут на физическом («невиртуальном») компьютере;
- все серверы, кроме «сервера лицензий», должны иметь возможность наращивания технических параметров («апгрейда») при возрастании нагрузки на базу данных с ЦМП и при увеличении количества пользователей ИС «Business Studio».
Операционная система и перечень основного программного обеспечения на серверах:
Перечень рекомендуемого дополнительного программного обеспечения на серверах:
- Notpad++.
- Far Commander.
- WinRAR.
- Adobe reader.
- Яндекс Браузер.
Рекомендуемый порядок подготовки серверов и программного обеспечения:
- Создать самостоятельную доменную учётную запись «Администратор Business Studio», под которой необходимо осуществлять все установки и настройки программного обеспечения на серверах.
- Всем участникам РС ЦМП предоставить доменные учётные записи (это необходимо для корректного распределения прав доступа к бизнес-модели в ходе РС ЦМП).
- Определить необходимое количество и обеспечить приобретение лицензий ИС «Business Studio», Microsoft Office и Microsoft Visio, исходя из количества участников РС ЦМП (в этом вопросе лучше обратиться за консультацией к специалисту по ИС «Business Studio»).
- Обеспечить наличие и настройку необходимых серверов.
- Установить на серверах рекомендованное выше программное обеспечение.
- На всех серверах настроить автоматический бэкап данных (ежедневный, еженедельный, ежемесячный).
- Создать БД с ЦМП.
- Предоставить права на подключение к «Серверу удалённого доступа» и к БД с ЦМП следующим участникам РС ЦМП (для непосредственной работы в ИС «Business Studio»):
- Методолог бизнес-моделирования,
- Делопроизводитель РС ЦМП,
- Администратор ИС «Business Studio»;
- Бизнес-аналитики (аналитики процессов).
- Запустить Business Studio Portal.
- Всем участникам РС ЦМП предоставить доступ к Business Studio Portal.
Типы прав доступа к бизнес-модели
Распределение прав доступа к ЦМП в ИС «Business Studio» — это сложная и многогранная тема, которую невозможно полностью раскрыть в рамках одной статьи, и для более детального обсуждения этого вопроса могут быть проведены индивидуальные консультации с заинтересованными лицами.
Здесь будут рассмотрены только базовые моменты распределения прав доступа к БД с ЦМП.
Рис. 5. Распределение прав доступа к ЦМП
В ИС «Business Studio» используются два типа прав доступа:
- Вертикальные права:
- определяют права групп пользователей на доступ к таблицам базы данных и к параметрам классов базы данных;
- настраиваются в справочниках «Группы вертикальных прав» и «Вертикальные права».
- Горизонтальные права:
- определяют доступ к конкретным объектам, например пользователю может быть запрещено видеть определенную ветку в дереве объектов;
- настраиваются через контекстное меню «Дополнительно / Права доступа» для объекта или для ветки объектов в справочнике.
Таким образом, вертикальные права ограничивают доступ групп пользователей к объектам базы данных, а горизонтальные права определяют доступ к конкретным объектам и веткам объектов.
Для реализации настроек вертикальных прав, отличающихся от настроек по умолчанию, рекомендуется создавать новые группы вертикальных прав.
Горизонтальные и вертикальные права рекомендуется назначать не отдельным пользователям, а группам пользователей в Active Directory. Даже если какую-то роль в РС ЦМП выполняет только один сотрудник, то для этой роли необходимо создать отдельную AD-группу, чтобы, в случае замены сотрудника, была возможность быстро менять учётную запись пользователя в этой группе без кропотливого переноса прав доступа со старого пользователя на нового.
Варианты разграничения прав доступа к бизнес-модели для участников РС ЦМП:
- По классам элементов бизнес-модели (процессы, события, объекты деятельности и др.).
- По направлениям деятельности компании (производство, материально-техническое обеспечение, продажи и др.).
- Комбинированный (по классам, по направлениям).
Группы пользователей
В соответствии с ролевой моделью участников РС ЦМП в Active Directory необходимо создать иерархическую структуру групп пользователей.
Рис. 6. Пример иерархической структуры групп пользователей в Active Directory, смоделированный в ЦМП с использованием «ролей» (элементов справочника «Оргединицы»)
Пример иерархической структуры групп пользователей в Active Directory:
- BS. Участник РС ЦМП
- BS. Куратор РС ЦМП
- BS. Владелец процессов
- BS. Эксперт по процессам
- BS. Читатель ЦМП
- BS. Офис РС ЦМП
- BS. Руководитель РС ЦМП
- BS. Архитектор ЦМП
- BS. Методолог РС ЦМП
- BS. Администратор ИС «Business Studio»
- BS. Делопроизводитель РС ЦМП
- BS. Бизнес-аналитик
- BS. Ответственный за справочник ЦМП
- BS. Ответственный за справочник ЦМП Деятельность
- BS. Ответственный за справочник ЦМП Документы
- BS. Ответственный за справочник ЦМП Оргструктура
- BS. Ответственный за справочник ЦМП Роли
- BS. Ответственный за справочник ЦМП События
- BS. Ответственный за справочник ЦМП Управление
Далее необходимо предоставить доступ к ИС «Business Studio» работникам Офиса РС ЦМП:
- Предоставить доступ к ЦМП для группы «BS. Офис РС ЦМП» посредством приложения «DB Администратор» (входит в состав ИС «Business Studio»).
- В ИС «Business Studio» отключить опцию «автоматическая раздача прав» для обеспечения ручной настройки прав доступа к бизнес-модели.
Рис. 7. Отключение автоматической раздачей прав
На сайте разработчика ИС «Business Studio» можно ознакомиться с технической документацией по настройке прав доступа пользователей:
О целостности информации в ЦМП
Целостность информации в модели гарантирует, что данные остаются неизменными и защищёнными от несанкционированных изменений. Это важно для поддержания достоверности информации, что напрямую влияет на принятие управленческих решений и общую эффективность бизнес-процессов. Методы обеспечения целостности включают резервное копирование, криптографическую защиту и регулярный мониторинг данных.
Рис. 8. Целостность ЦМП
Основные общие подходы к обеспечению целостности включают
- Резервирование данных: создание резервных копий позволяет восстановить информацию в случае ее утраты или повреждения. Это особенно важно для минимизации последствий как от неумышленных действий пользователей, так и от умышленных кибератак, которые могут зашифровать или удалить данные.
- Криптографическая защита: использование методов шифрования, хеширования и цифровых подписей помогает обеспечить защиту от того, что информация не была изменена постфактум. Эти методы позволяют проверять подлинность и целостность данных при их передаче и хранении.
- Мониторинг и аудит: регулярные проверки целостности данных и аудит систем помогают выявлять и устранять уязвимости, предотвращая потенциальные нарушения целостности.
Для эффективного обеспечения целостности ЦМП необходимо понимать возможные угрозы, к которым относятся:
- Умышленное вмешательство: злоумышленники могут пытаться изменить данные с целью манипуляции или кражи информации.
- Неумышленные ошибки: человеческий фактор, такой как неправильное введение данных или случайное удаление, который может угрожать целостности информации.
- Технические сбои: программные и аппаратные сбои могут привести к потере или искажению данных, если не предусмотрены меры по их защите.
Обеспечение целостности цифровой модели предприятия является ключевым элементом в управлении информацией. Это требует комплексного подхода, включающего резервирование данных, криптографическую защиту и регулярный мониторинг. Эффективная защита целостности информации не только предотвращает потери и искажения данных, но и способствует повышению доверия к информации, содержащейся в ЦМП.
О непротиворечивости информации в ЦМП
Непротиворечивость, в свою очередь, подразумевает согласованность всех данных и моделей внутри ЦМП. Это предотвращает конфликты и ошибки, возникающие из-за использования противоречивой информации читателями ЦМП. Непротиворечивость данных способствует оптимизации процессов и повышению их эффективности.
Обеспечение непротиворечивости цифровой модели предприятия является важным аспектом, который влияет на эффективность управления и принятия решений в организации. Непротиворечивость подразумевает согласованность и совместимость всех данных и моделей процессов, что позволяет избежать конфликтов и ошибок в моделях бизнес-процессов.
Рис. 9. Непротиворечивость ЦМП
Непротиворечивость ЦМП обеспечивает:
- Согласованность данных: все данные, используемые в различных таблицах и моделях ЦМП, должны быть согласованы между собой. Это помогает предотвратить ситуации, когда разные подразделения используют противоречивую информацию, что может привести к ошибочным решениям.
- Эффективность процессов: непротиворечивость позволяет оптимизировать бизнес-процессы, обеспечивая их плавное и согласованное выполнение. Это особенно важно при работе с большими объемами данных и сложными бизнес-процессами, где взаимодействие между различными командами и системами критично.
- Управление изменениями: при внесении изменений в одну часть системы важно, чтобы эти изменения не вызывали противоречий в других частях. Это требует наличия четких процедур и инструментов для управления изменениями.
Несколько факторов, которые могут угрожать непротиворечивости ЦМП:
- Разнородные информационные системы: использование различных программных решений и платформ для РС ЦМП может привести к несовместимости данных и процессов, что повышает риск возникновения противоречий.
- Человеческий фактор: ошибки при вводе данных или неправильное понимание процессов предприятия могут привести к несоответствиям и конфликтам в сохраняемой информации.
- Недостаточное управление: отсутствие четких стандартов и процедур для управления данными может привести к возникновению противоречий.
Рекомендуемые меры по обеспечению целостности и непротиворечивости содержимого ЦМП
Обеспечение целостности и непротиворечивости содержимого ЦМП является критически важным аспектом в ходе командной деятельности по РС ЦМП.
Рис. 10. Контроль целостности и непротиворечивости информации в ЦМП
Краткие требования к обеспечению целостности и непротиворечивости в ЦМП:
- все работы по моделированию ведутся в пределах одной ЦМП;
- соблюдается единая методология моделирования бизнес-процессов — используется одна или несколько, но обязательно утверждённых руководителем РС ЦМП, нотаций моделирования бизнес-процессов;
- между работниками Офиса РС ЦМП ведётся регулярный обмен информацией о проделанной работе;
- всеми работниками Офиса РС ЦМП ведётся мониторинг и устранение дублирования элементов ЦМП;
- методолог РС ЦМП ведёт постоянный мониторинг изменений и даёт работниками Офиса РС ЦМП свою обратную связь о нарушениях методологии моделирования и о возникших нарушениях целостности и непротиворечивости.
Рекомендуемые первые шаги по РС ЦМП
В рамках одной статьи невозможно дать полный набор рекомендаций ко всему объёму работ по РС ЦМП, поэтому здесь будет предложен только краткий перечень первоначальных действий по созданию и наполнению ЦМП, который поможет запустить эту деятельность.
Рис. 11. Первые шаги в РС ЦМП
Первые шаги в РС ЦМП:
- Смоделировать стратегические цели компании: определите и формализуйте долгосрочные и краткосрочные цели, которые будут направлять всю деятельность предприятия и обеспечивать его развитие.
- Смоделировать оргструктуру компании: создайте модель организационной структуры, которая сначала отразит все подразделения и должностные позиции компании, а, в последствии, их функции и взаимосвязи.
- Выявить и зафиксировать перечень объектов деятельности в процессах компании: зафиксируйте все ключевые объекты, такие как документация, товарно-материальные ценности и ресурсы, которые используются в бизнес-процессах.
- Определить ответственных за этапы управления документацией: определите ответственных лиц за каждый этап работы с документацией, следуя стандарту ISO 9000.
- Определить предварительный перечень процессов компании и их границы: составьте список основных бизнес-процессов, определите их границы и взаимосвязи между ними.
- Определить владельцев процессов компании: определите руководителей ответственных за каждый процесс, чтобы обеспечить четкое руководство и контроль над этими процессами.
- Обучить владельцев процессов принципам моделирования процессов: проведите обучение для владельцев процессов, чтобы они могли читать и понимать модели процессов в ЦМП. При этом каждый владелец процесса может либо сам консультировать бизнес-аналитиков о своих процессах, либо назначить экспертов по процессам из числа своих подчинённых.
Этот перечень задач поможет вам организовать начальный этап работы над цифровой моделью предприятия, обеспечивая структурированный подход к ее созданию и к последующему наполнению.
Итоговые рекомендации руководителю РС ЦМП
В завершении данной статьи предлагаю вашему вниманию краткие рекомендации для руководителя РС ЦМП по осуществлению первых шагов по бизнес-моделированию.
Рис. 12. Руководитель РС ЦМП
К рекомендациям для Руководителя РС ЦМП относятся:
- Вместе с руководителем компании определить основные цели РС ЦМП на ближайший отчётный период и зафиксировать их в плане работ:
- сроки достижения целей РС ЦМП,
- показатели достижения целей РС ЦМП.
- Заручиться административной поддержкой руководства компании для управления участниками РС ЦМП и для организации взаимодействия с руководящими и рядовыми работниками компании.
- Определить порядок и форму предоставления отчётов о ходе работ по РС ЦМП.
- Подготовить руководителю компании план работ по РС ЦМП на отчётный период.
- Определить необходимые административные и технические ресурсы для РС ЦМП:
- необходимое техническое обеспечение РС ЦМП (вычислительная техника и ПО),
- штатный состав Офиса РС ЦМП,
- порядок взаимодействия работников Офиса РС ЦМП с другими работниками компании.
- Рассчитать и приобрести необходимое количество лицензий ИС «Business Studio».
- Определить зоны ответственности работников Офиса РС ЦМП:
- распределить обязанности между работниками Офиса РС ЦМП,
- настроить права доступа к ЦМП для работников Офиса РС ЦМП.
- Выбрать нотацию (нотации) и порядок моделирования, соответствующую целям РС ЦМП и понятную участникам и получателям результатов РС ЦМП.
- Всех работников Офиса РС ЦМП:
- ознакомить с целями и планом работ,
- обучить единым правилам бизнес-моделирования.
- Определить показатели, по которым необходимо отслеживать объем и качество выполнения работ и организовать регулярный контроль и обсуждение этих показателей.
- Ни в коем случае не фиксировать «раз и навсегда» («под подпись») перечень элементов бизнес-модели (процессов, ролей, объектов деятельности и др.), т.к. эти списки постоянно динамично меняются в процессе РС ЦМП.
- Установить ИС «Business Studio» на серверы.
- Запустить «Business Studio Portal» и предоставить к нему доступ участникам РС ЦМП и получателям (читателям) результатов РС ЦМП.
- Обеспечить и постоянно контролировать получение максимальной ценности всеми работниками компании от результатов работ по РС ЦМП (регулярно собирать от них обратную связь по этому поводу).
Заключение
В заключении статьи хотелось бы отметить, что изложенная выше информация представляет собой лишь краткое руководство по командной работе в информационной системе «Business Studio», и в настоящее время продолжается разработка более подробных методических материалов в этой области.
Рис. 13. Как выглядит автор статьи по мнению нейросети Recraft.AI
Автор выражает благодарность всем читателям за ознакомление с данным материалом и желает успехов в применении изложенных рекомендаций.
Также автор открыт к замечаниям и обсуждениям по затронутым в статье вопросам – ваши мнения и идеи помогут улучшить качество материалов и углубить понимание темы.
Сентябрь 2024 г.
Поделиться: