Организация процесса бюджетирования на платформе системы Business Studio

Антон Антипин

Генеральный директор компании «Business Set»

Преподаватель Высшей школы экономики (Президентская программа, Курсы повышения квалификации, Программы Master in Strategy, Master in Management)

Преподаватель Российского Международного Олимпийского Университета

Эксперт Центра развития и поддержки предпринимательства (экспертиза: проектирование стратегии развития предприятия, разработка и внедрение сбалансированной системы показателей, моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов)

Сертифицированный преподаватель Business Studio

Дмитрий Кудрин

Заместитель генерального директора по экономике, компания «СМУ-303»

Дмитрий Могилко

К. т. н.

Бизнес-архитектор

Эксперт-консультант ВЭШ СПГЭУ

Асессор по модели EFQM

Партнёр ГК «Современные технологии управления» (г. Санкт-Петербург)

На предприятии используются следующие виды учета:

Бухгалтерский учет — упорядоченная системы сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Налоговый учет — система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым Кодексом Российской Федерации.

Управленческий учет — интегрированная система учета затрат и доходов, нормирования, планирования, контроля и анализа, которая систематизирует информацию для оперативных управленческих решений и координации проблем будущего развития предприятия.

Объектами бухгалтерского учета является имущество организаций, обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организацией в процессе своей деятельности.

Для учета используются счета, представляющие собой способы группировки и текущего отражения в стоимостной оценке финансовых и хозяйственных операций. На основе типового плана счетов разрабатывается рабочий план счетов организации по следующим разделам:

• Внеоборотные активы;
• Производственные запасы;
• Затраты на производство;
• Готовая продукция;
• Денежные средства;
• Расчеты;
• Капитал;
• Финансовые результаты;
• Забалансовые счета.

При работе со счетами бухгалтерского учета применяется двойная запись — бухгалтерская проводка, при этом каждая операция отражается по дебету одного счета (увеличение) и кредиту другого счета (уменьшение). Пример отражения цепочки «закупки — продажи»:

Принципы организации учета отражаются в Учетной политике организации, под которой понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.

Учетная политика предприятия определяет следующие положения:

• Рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
• Формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
• Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• Способы оценки активов и обязательств;
• Правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• Порядок контроля за хозяйственными операциями;
• Другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет ведется на основе первичных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа;
• Дату составления документа;
• Наименование организации, от имени которой составлен документ;
• Содержание хозяйственной операции;
• Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• Личные подписи указанных лиц.

В общем случае годовая бухгалтерская отчетность коммерческих организаций (кроме страховых и кредитных) включает:

• Бухгалтерский баланс (форма № 1);
• Отчет о прибылях и убытках (форма № 2);
• Отчет об изменениях капитала (форма № 3);
• Отчет о движении денежных средств (форма № 4);
• Приложение к Бухгалтерскому балансу (форма № 5);
• Пояснительную записку;
• Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она подлежит обязательному аудиту.

Месячная и квартальная бухгалтерская отчетность является промежуточной и включает:

• Бухгалтерский баланс (форма № 1);
• Отчет о прибылях и убытках (форма № 2).

В состав промежуточной бухгалтерской отчетности может включаться пояснительная записка в тех случаях, когда это необходимо для понимания показателей бухгалтерской отчетности заинтересованными пользователями.

Бухгалтерская отчетность составляется за отчетный год. Отчетным годом для всех организаций является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно. В течение года организация сдает промежуточную отчетность (ежемесячно, ежеквартально), которая составляется нарастающим итогом с начала отчетного года.

Все организации, за исключением бюджетных, представляют годовую бухгалтерскую отчетность в соответствии с учредительными документами — учредителям, участникам организации или собственникам ее имущества, а также территориальным органам государственной статистики по месту их регистрации.

Организация — налогоплательщик обязана представлять в налоговый орган по месту нахождения организации бухгалтерскую отчетность (квартальную и годовую), за исключением случаев, когда организации не обязаны вести бухгалтерский учет или освобождены от ведения бухгалтерского учета.

Объектами управленческого учета выступают материальные, трудовые и финансовые ресурсы организаций, а также финансово-хозяйственная деятельность организации.

В управленческом учете применяются следующие методы:

• Планирование — процесс принятия решений, в рамках которого анализируется информация о прошлой финансовой и производственной деятельности хозяйствующего субъекта, оцениваются потенциальные ресурсы и разрабатываются цели организации на перспективу, а также приоритетность решения задач для их достижения;
• Нормирование — процесс научнообоснованного расчета оптимальных норм и нормативов, направленных на обеспечение эффективного использования всех видов ресурсов;
• Бюджетирование — процесс разработки и составления бюджетов в соответствии с целями хозяйственной и финансовой деятельности организации;
• Анализ отклонений фактических затрат и полученных финансовых результатов от запланированных показателей производится на основе выявленных причин, вызвавших эти отклонения;
• Контрольные счета — итоговые счета, выступающие связующим звеном между финансовым (бухгалтерским) и управленческим учетом. Записи на этих счетах производятся по итоговым суммам операций за отчетный период, систематизированным по определенному признаку в накопительной ведомости.

Информация управленческого учета является исходными данными для принятия решений (на основе маржинального подхода) в следующих типах задач:

• О принятии или отказе от специального заказа (на основе оптимального использования дефицитных ресурсов);
• О производстве или покупке продуктов (на основе оптимального использования свободных производственных мощностей);
• О продолжении или прекращении вида деятельности (на основе оптимального покрытия постоянных затрат);
• О выборе объема производства (на основе расчета оптимального объема в точке безубыточности);
• О выборе производственной программы (на основе расчета оптимальных объемов производства продуктов с различной себестоимостью);
• О замене/приобретении или ремонте оборудования (на основе выбора оптимальной границы безопасности объема сбыта продукции).

Следует отметить, что под маржинальной прибылью понимается разница между доходом и переменными затратами на производство и сбыт продукции (сумма покрытия постоянных затрат).

Бюджет предприятия — представляет собой план, составленный на следующий период (или факт отчетного периода) в натуральном и денежном выражении и определяющий потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения запланированных доходов (или описывающий фактическое потребление ресурсов, соответствующее реально полученным доходам).

Статья бюджета — составная часть бюджета, являющаяся единицей планирования и учета хозяйственных операций одного типа.

Бюджетная структура предприятия — представляет собой иерархию операционных, функциональных и финансовых бюджетов предприятия, включающую следующие виды:

• Финансовые (аналогичные бухгалтерским отчетам):
  • Управленческий баланс;
  • Бюджет Доходов и Расходов;
  • Бюджет Движения Денежных Средств.
• Функциональные — отражающие определенные функциональные области деятельности предприятия (бизнес-процессы);
• Операционные — описывающие хозяйственные операции обособленных подразделений предприятия, несущих финансовую ответственность (Центров Финансовой Ответственности).

Финансовая структура предприятия — это организация Центров Финансовой Ответственности (ЦФО), определяющая их подчиненность, полномочия и ответственность и предназначенная для управления стоимостью деятельности предприятия.

ЦФО — структурное подразделение (или группа подразделений), осуществляющее определенный набор хозяйственных операций, способное оказывать непосредственное воздействие на расходы и/или доходы от этих операций и отвечающее за величину данных расходов и/или доходов.

Финансовую структуру предприятия составляют следующие типы ЦФО:

• Центр инвестиций (ЦИ) — являются верхним уровнем иерархии финансовой структуры предприятия, контролирует окупаемость инвестиций и отвечает за рентабельность всех активов предприятия (имеет право управлять не только оборотным капиталом, т. е. отвечать за объем заработанной прибыли, но и управлять необоротными активами). Таким образом, ЦИ — всегда только предприятие-либо самостоятельное, либо головная компания многоуровневой структуры;
• Центр прибыли (ЦП) — отвечает за размер заработанной прибыли, при этом контролирует как расходную, так и доходную составляющую своей деятельности. Таким образом, ЦП выступает предприятие — как самостоятельное, так и в составе многоуровневой структуры (холдинга);
• Центр маржинального дохода (ЦМД) — несет ответственность за величину получаемого маржинального дохода бизнес-направления в составе подразделений, осуществляющих различные виды деятельности, например, производство и реализацию продукции определенной номенклатуры;
• Центр дохода (ЦД) — отвечает за доход, который они приносят за счет своей деятельности. Таким образом, ЦД может выступать подразделение компании, занимающееся реализацией готовой продукции, товаров и услуг, т. е. функционально предназначенное для получения дохода в виде выручки (отдел продаж, склад-магазин, оптовая база, сеть агентов, фирменных магазинов и т. д.);
• Центры затрат (ЦЗ) — отвечают за величину произведенных в своей деятельности затрат. Таким образом, ЦЗ образуют подразделения, которые для выполнения своих функциональных обязанностей потребляют различные ресурсы. Примером ЦЗ являются различные производственные подразделения и функциональные службы (цех, склад, бухгалтерия, реклама, охрана).

Разработка бюджетной структуры включает следующие этапы:

1. Определение перечня хозяйственных операций (с указанием типа):
   • Доходы;
   • Затраты;
   • Расходы;
   • Поступления денежных средств;
   • Выплаты денежных средств;
   • Остатки товарно-материальных ценностей;
   • Движение и товарно-материальных ценностей.
2. Составление управленческого Баланса (с определением принципа группировки и-де-тализации статей, отражающих):
   • Активы (имущество предприятия);
   • Пассивы (источники формирования имущества).
3. Выделение укрупненных статей Бюджета доходов и расходов (аналогично структуре Отчета о прибылях и убытках с выделением видов деятельности):
   • Операционной (производство и продажа товаров и услуг, приобретение запасов, выплата зарплаты и налогов);
   • Инвестиционной (приобретение и продажа основных средств);
   • Финансовой (выпуск и погашение ценных бумаг, получение и возврат кредитов).
4. Составление перечня статей Бюджета Доходов и Расходов (на основе комбинаций принципов группировки):
   • По продуктам;
   • По регионам;
   • По каналам сбыта;
   • По сегменту потребителей.
5. Составление статей Бюджета Движения Денежных Средств (с группировкой):
   • Поступления;
   • Выплаты.
6. Определение проекций «хозяйственная Операции — Статья(и)»;
7. Определение проекций «Бюджет — Статья(и)» для Функциональных бюджетов предприятия:
   • Бюджет продаж;
   • Бюджет производства и Бюджет производственных запасов;
   • Бюджет закупок;
   • Бюджет прямых затрат на материалы и Бюджет прямых затрат на оплату труда;
   • Бюджет общепроизводственных расходов;
   • Бюджет себестоимости;
   • Бюджет коммерческих расходов;
   • Бюджет общехозяйственных (управленческих) расходов.
8. Определение проекций «Центр Финансовой Ответственности — Бюджет(ы)»;
9. Формирование Операционных бюджетов ЦФО на основе определения проекций: «ЦФО — Бюджет — Статья — Ответственный (должность)».

Регламент бюджетирования включает следующие этапы:

1. Формирование Операционных бюджетов (составляющих Функциональные) в следующей последовательности:
   • Бюджет доходов (продаж);
   • Бюджет производства и Бюджет производственных запасов;
   • Бюджет закупок и Бюджет инвестиций;
   • Бюджет прямых затрат на материалы и Бюджет прямых затрат на оплату труда;
   • Бюджет общепроизводственных расходов;
   • Бюджет себестоимости;
   • Бюджет коммерческих расходов;
   • Бюджет общехозяйственных (управленческих) расходов;
   • Бюджет налогов;
   • Бюджет проектов (развития).
2. Формирование Финансовых бюджетов в следующей последовательности:
   • Бюджет доходов и расходов;
   • Управленческий баланс;
   • Бюджет движения денежных средств.
3. Финансово-экономический анализ исполнения бюджетов (план-факт).

Для формирования операционных бюджетов предприятия в системе «Business Studio» необходимо выполнить следующие дополнительные настройки:

1. В навигаторе системы формируется иерархические бюджетная и финансовая структуры предприятия:

   

2. Для ЦФО в свойствах заполняются параметры «Тип центра» и «Вид центра»:

   

3. Для формирования закладки «Бюджет» ЦФО:

   

   • Создается список «Бюджет подразделения»:

     

   • Для списка «Бюджет подразделения» создаются параметры:

     

     и соответствующие классы параметров списка:

     • «Год»:

       

       

     • «Месяц»:

       

       

     при этом используется созданное Перечисление «Месяцы года»:

     

   • «Статьи бюджета»:

     

     

   • «План Бюджета» и «Факт Бюджета»:

     

     

   • «Примечание»:

     

     

4. Аналогично создается закладка «Бюджет» для финансовых и функциональных бюджетов:

   

5. Для формирования закладки «Платежный календарь» ЦФО:

   

   • Создается список «Платежный календарь»:

     

   • И соответствующие классы параметров списка:

     • «Контрагент Платежа»:

       

       

     • «Основание Платежа»:

       

       

     • «Признак оплаты»:

       

       

     • «Срок Платежа»:

       

       

     • «Статья Платежа»:

       

       

     • «Сумма Платежа»:

       

       

6. Для вывода в отчет «Положение о бюджетировании» регламента создается следующий класс:

   

   Со следующими параметрами:

   

   

7. В результате в форме объекта «Бюджетное управление» появляется дополнительный параметр — ссылка на регламент бюджетирования, который выводится в отчет:

   

8. После формирования дополнительных параметров и занесения соответствующих данных в базу можно внести в стандартный отчет системы «Положение о бюджетировании» следующие изменения:

   • Для вывода структурированно информации о связи финансовых, функциональных и операционных бюджетов через соответствующие статьи/счета добавляется привязка СтатьиСчета:

     

     При этом в шаблон отчета необходимо добавить соответствующую таблицу и вставить в неё созданную привязку:

     

   • Для вывода в отчет схемы процесса бюджетирования необходимо добавить в отчет привязку типа «Файл»:

     

     А затем настроить вывод этой привязки в шаблоне:

     

Приложение 1: Пример отчета «Положение о бюджетировании»

Используемая литература:

1. Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». — принят Государственной ду-мой 23.02.1996;
2. Федеральный закон № 146-ФЗ «Налоговый кодекс РФ» часть 1. — принят Государствен-ной думой 16.07.1998;
3. Положения по управленческому учету SMA №: 4EE «Методы и процедуры внедрения ABC/ABM», 4NN «Внедрение менеджмента бизнес-процессов для совершенствования продуктов и услуг», 4HH «Основы теории ограничений в менеджменте» — Институт управленческого учета США;
4. Методика Создание пользовательских отчетов. ГК «Современные технологии управления»;
5. Система моделирования «Business Studio. Руководство пользователя». ГК «Современные технологии управления».

Май 2011 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Оптимизация процессов снабжения в ПАО «Распадская угольная компания»

Методы визуального анализа графической схемы бизнес-процесса в нотации BPMN.

Операционная надёжность и операционные риски – система регламентации и моделей

Современные методы разработки системы корпоративных регламентов