Программные продукты бизнес-моделирования

Роман Исаев

Эксперт по организационному развитию, процессному управлению, информационным технологиям в бизнесе

Партнёр ГК «Современные технологии управления»

Руководитель проектов, бизнес-тренер, сертифицированный специалист Business Studio

Автор 11 книг и более 60 публикаций в научно-практических журналах

Автор и разработчик моделей и модулей для системы Business Studio, которые на протяжении многих лет активно используются в ведущих российских и международных организациях

Книги представляют собой электронные органайзеры, которые состоят из графических слайдов, схем, бизнес-моделей, примеров и содержат минимум «сухой» текстовой информации. Книги предназначены для банковских специалистов и руководителей, а также для специалистов по бизнес-инжинирингу и различным областям менеджмента, преподавателей ВУЗов и студентов.

Ниже представлена одна из глав, посвященная использованию специализированных программных продуктов для моделирования бизнес-процессов. Авторская методика сравнительного анализа программных продуктов и оценки экономического эффекта их внедрения может представлять интерес не только для банковских бизнес-аналитиков, но и для самого широкого круга специалистов по бизнес-моделированию и организационному развитию.

Глава 7. Программные продукты бизнес-моделирования

(печатается с сокращениями)

Использование программных продуктов бизнес-моделирования (ППБМ) имеет большое значение при реализации в банке проектов организационно-корпоративного развития, а также при выполнении постоянных ежедневных задач бизнес-моделирования. Это позволяет значительно сократить время на выполнение проектов и задач, выполнять их в соответствии с общепринятыми успешными практиками и методиками, снизить издержки и повысить эффективность.

Главное предназначение ППБМ — автоматизация всех этапов формализации и функционирования систем и объектов управления банка: стратегия, бизнес-процессы, оргструктура и персонал, качество и т. д.

Сравнительный анализ ПП бизнес-моделирования

Для сравнительного анализа программных продуктов бизнес-моделирования на основе перечисленных далее критериев рекомендуется использовать специальную матрицу, которая разработана автором в программе Microsoft Excel. Данная матрица позволяет автоматизированно определить оптимальный выбор программного продукта на основе предпочтений пользователя.

В первом столбце перечисляются критерии сравнения, которые объединены в несколько групп. Затем эксперты по ППБМ проставляют баллы по каждому критерию для каждого программного продукта.

Например,

0 — в ППБМ не предусмотрено автоматическое формирование регламентирующей документации;
1 — автоматическое формирование регламентирующей документации реализовано, но требует разработки пользователем специальных скриптов и шаблонов;
2 — ППБМ позволяет автоматически сформировать все основные регламентирующие документы на основе бизнес-моделей, без дополнительных настроек и доработок.

Веса критериев задаёт сам банк (будущий пользователь ППБМ).

Например, если кому-то наиболее важна функциональность ППБМ, то напротив этой группы критериев ставится высокий вес, например, 0,7. Разумеется, сумма весов для всех групп критериев должна равняться 1.

Когда заданы экспертные оценки и веса критериев, матрица сравнительного анализа на основе задолженных в неё формул автоматически определяет оптимальный выбор для пользователя, т. е. один из сравниваемых программных продуктов. Говоря простыми словами, программа Microsoft Excel суммирует значения критериев для каждого программного продукта, умножая их на веса, и записывает полученное число в нижнюю строчку. Тот программный продукт, который наберёт больше баллов, и будет оптимальным выбором.

Изменяя веса критериев, меняется и оптимальный выбор, т. к. по определённым группам критериев один программный продукт может превосходить другой.

В приведенном примере автор использовал усреднённые оценки критериев от специалистов из различных банков и наиболее популярные веса для групп критериев, которые обычно указываются пользователями. Итогом расчетов по представленной методике является выбор оптимального программного продукта для решения типовых задач бизнес-моделирования для большинства банков. В данном примере таким продуктом стала система Business Studio.

Критерии сравнения ППБМ

Широта методологии:
- Количество поддерживаемых методологий (нотаций) бизнес-моделирования / описания бизнес-процессов;
- Количество моделируемых систем управления (стратегия, бизнес-процессы, оргструктура, качество и т. д.).
Существуют универсальные программные продукты, которые позволяют разрабатывать любые бизнес-модели в различных нотациях. Такие продукты обладают большой широтой методологии. Напротив, программные продукты с низкой широтой методологии моделируют только бизнес-процессы и только в 1-2-х нотациях.
Технологические возможности:
- Возможность графического отображения информации;
- Возможность сетевой (групповой) работы;
- Возможности настроек ПП и параметров проекта;
- Возможность самостоятельной доработки ПП;
- Поддержка и возможности встраиваемых модулей;
- Быстрота и простота в установке;
- Интеграция с другими приложениями;
- Надёжность ПП и устойчивость в работе;
- Наличие средств защиты информации и управления правами пользователей;
- Система хранения данных бизнес-моделей.
Функциональность:
- Генерация отчётов и регламентов на основе бизнес-моделей;
- Синхронизация объектов на бизнес-моделях, интеграция бизнес-моделей. Одна из важнейших функций, которая позволяет создать систему взаимосвязанных бизнес-моделей и автоматизированно синхронизировать их;
- Возможность декомпозиции бизнес-моделей;
- Аналитические функции (ФСА-анализ, SWOT-анализ и др.);
- Управление изменениями;
- Проверка бизнес-моделей на целостность и ошибки;
- Публикация бизнес-моделей в WEB (HTML) и доведение информации до сотрудников;
- Оперативное информирование сотрудников всех уровней о достижении целей и показателей, задачах, проектах и других элементах бизнес-моделирования — сигнальная функция;
- Разработка новых типов бизнес-моделей, изменение текущих. Конфигуратор (мета-редактор) бизнес-моделей. Данная функция полезна в случаях, когда необходимо создать новый тип бизнес-модели, которого нет в стандартной библиотеке бизнес-моделей, изменить фигуры объектов, параметры объектов существующих бизнес-моделей и др;
- Импорт информации в бизнес-модели, сбор и занесение показателей (KPI) — как из информационных систем банка, так и от сотрудников.
Коммуникативность:
- Соответствие методическим рекомендациям и стандартам в области бизнес-моделирования и менеджмента;
- Лёгкость адаптации к специфике отрасли (проекта);
- Интерфейс;
- Необходимые навыки при работе с ПП;
- Наличие оперативной поддержки и подробной документации;
- Удобство работы с моделями;
- Русификация.
Стоимость:
- Стоимость ПП. Складывается из стоимости лицензий в соответствии с количеством автоматизируемых рабочих мест, стоимости сервера (если требуется коллективная работа) и вспомогательных модулей, решающих специализированные задачи;
- Стоимость использования и поддержки. Она включает стоимость труда и обучения сотрудников, которые будут работать с ППБМ, стоимость технической поддержки. Стоимость труда сотрудников зависит от сложности и трудоемкости использования программного продукта.
Прочее:
- Авторитет ПП и фирмы-разработчика;
- Распространённость в России.

Для кого необходимы ППБМ

Роли и обязанности пользователей программных продуктов.

Организация проекта по внедрению ППБМ

Основные этапы проекта.

Ключевые факторы успеха проекта:

Внедрение ППБМ должно соответствовать стратегии банка;
Вовлечение руководства и персонала банка в работу с ППБМ;
Тщательная формулировка требований и разработка технического задания;
Правильный и обоснованный выбор ППБМ на основе сравнительного анализа критериев;
Обучение сотрудников работе с ППБМ;
Внутренний PR (обоснование необходимости) нового ППБМ среди сотрудников;
Детальное планирование проекта внедрения и дальнейшего использования ППБМ;
Обязательное назначение ответственных по всем ролям работы с ППБМ: администратор/разработчик, аналитик, топ-менеджер/руководитель;
Использование типовых отраслевых бизнес-моделей и баз данных в ППБМ.

Разработка технического задания на внедрение ППБМ

Структура типового технического задания (ТЗ):

Общие сведения:
- Наименование ППБМ (или перечень для выбора);
- Наименование, реквизиты разработчиков и заказчика ППБМ;
- Сроки разработки / внедрения ППБМ;
- Тип лицензий (серверная, персональная) и количество рабочих мест.
Назначение, цели и задачи ППБМ;
Требования к ППБМ:
- Требования к структуре (перечень модулей) ППБМ;
- Требования к методологиям и нотациям, поддерживаемым ППБМ;
- Требования к функциональности ППБМ;
- Требования к интерфейсу ППБМ.
Требования к реализации ППБМ:
- Требования к взаимодействию с другими ПП;
- Требования к хранению и защите информации;
- Требования к техническому обеспечению и эксплуатации ППБМ.
Требования к численности и квалификации персонала, работающего с ППБМ;
Порядок контроля и приёмки ППБМ;
Детальный план-график разработки / поставки и внедрения ПП.

Пример расчёта окупаемости ППБМ

В данном расчёте окупаемость определена за счёт уменьшения (экономии) временных трудозатрат сотрудников на управленческие задачи и сбор / обработку данных.

Реальная же выгода для предприятия от внедрения ППБМ намного выше, что можно будет оценить на основе отсроченных показателей эффективности KPI, на которые влияет внедрение ППБМ:

Время выполнения и стоимость процессов «Управление бизнес-процессами», «Менеджмент качества», «Организационное развитие», «Управление персоналом», «Управление рисками», «Документооборот»;
Эффективность систем управления, удовлетворённость клиентов (индекс).

Типовой интерфейс ППБМ

Организационная диагностика

Программные продукты бизнес-моделирования решают задачи формализации (описания), оптимизации и контроля деятельности банка. Но перед тем как выполнять данные задачи, рекомендуется провести организационную диагностику банка или его отдельного бизнес-направления. Общая цепочка может выглядеть следующим образом:

Организационная диагностика позволяет определить недостатки в работе банка, причины проблем и неэффективности бизнес-процессов, более качественно и комплексно спланировать задачи и проекты.

Если из-за ограничений по срокам или ресурсам нельзя выполнить организационную диагностику традиционными способами (в формате интервью, совещаний, наблюдений, анализа документов), решить эту задачу поможет использование онлайн-системы BIZDIAGNOSTICS.

Благодаря системе BIZDIAGNOSTICS банку не нужно большое количество времени, трудовых и финансовых ресурсов на проведение внутреннего аудита, диагностики различных бизнес-процессов, получение обратной связи от сотрудников. Особенно полезна эта система в крупных и средних коммерческих банках с численностью сотрудников от 1000 человек и более. В таких банках многие бизнес-процессы являются «сквозными», т. е. проходят через большое количество подразделений (исполнителей), имеют сложную структуру и технологии реализации. Часто возникают проблемы при взаимодействии подразделений, а также при изменении и актуализации бизнес-процессов. Все эти факторы оказывают негативное влияние на деятельность банка, его финансовые показатели и удовлетворённость Клиентов. Выявление данных факторов и проведение комплексной диагностики является для многих банков серьёзной и сложной задачей. Как уже неоднократно убеждался автор на практике, использование BIZDIAGNOSTICS существенно упрощает её решение. Поэтому рассмотрим систему BIZDIAGNOSTICS более подробно.

Система организационной диагностики BIZDIAGNOSTICS

Система организационной диагностики BIZDIAGNOSTICS (bizdiag.com) — это управленческий инструмент, который позволяет быстро и без больших затрат получить достоверную и объективную информацию о реальном положении дел в управлении компанией, выяснить, что мешает эффективно работать, и получить рекомендации для исправления ситуации.

Разработчик системы: ГК «Современные технологии управления» (Россия).

Систему можно использовать для диагностики различных организаций. Методика оценки основана на использовании нормативных моделей бизнес-процессов, описывающих виды деятельности и функции, которые должны быть в эффективной компании. Благодаря этому BIZDIAGNOSTICS адаптирована для оценки системы управления производственных предприятий, банков, сервисных компаний, проектных организаций, а также управляющих компаний, работающих c несколькими бизнес-направлениями.

Особенности системы BIZDIAGNOSTICS

BIZDIAGNOSTICS предоставляет не только детальную информацию о состоянии и проблемах управления, но и рекомендации по устранению проблем;
Особенно важно, что BIZDIAGNOSTICS также адаптирована для оценки системы управления коммерческих банков;
Удобство:
Чтобы использовать BIZDIAGNOSTICS, достаточно иметь только браузер и доступ в Internet. Работать в системе можно как на рабочем месте, так и с мобильных устройств, iPad и других планшетов;
Быстрый результат:
Благодаря набору специально разработанных тестов, которые заполняются сотрудниками банка в онлайн-режиме, организационная диагностика проводится в кратчайшие сроки — для небольших организаций даже за один день;
Достоверность:
Для исключения необъективных оценок используются статистические методы фильтрации результатов заполнения анкет;
Практичность:
BIZDIAGNOSTICS предоставляет не только детальную информацию о состоянии и проблемах управления, но и рекомендации по устранению проблем;
Доступность:
Чтобы провести диагностику организации, достаточно просто зарегистрироваться в системе на bizdiag.com.

Работа системы BIZDIAGNOSTICS

Проводимые тесты:

Оценка качества распределения зон ответственности
Диагностируемый объект: организационная структура. Тест предназначен для оценки качества распределения зон ответственности между руководителями и позволяет найти зоны пересечения ответственности, зоны безответственности, а также перегруженных или ни за что не отвечающих руководителей. В тесте участвуют руководители всех уровней.
Оценка качества бизнес-процессов
Диагностируемый объект: бизнес-процессы. Тест предназначен для определения качества организации и выполнения бизнес-процессов компании. В результате, формируется отчет о:
- Слабых бизнес-процессах, которые замедляют работу всей компании;
- Бизнес-процессах, требующих внимания;
- Сильных бизнес-процессах, находящихся в хорошем состоянии.

В тесте участвуют все руководители и сотрудники компании, способные дать объективную оценку бизнес-процессам.

По итогам проведенной организационной диагностики система BIZDIAGNOSTICS рассчитывает интегральную оценку качества системы управления компании.

Система BIZDIAGNOSTICS позволяет получить детальную информацию о сильных и слабых сторонах системы управления компании. Каждый негативный показатель можно рассмотреть более подробно, чтобы определить возможные причины проблем.

Заключение

Итак, в чём же заключаются секреты успешных банков? Почему первый банк становится одним из лидеров отрасли, а второй похожий банк остаётся на одном и том же уровне развития и прибыльности в течение многих лет.

По мнению автора, главный фактор успеха — это применение банком современных процессов, технологий и управленческих решений по всем областям его деятельности: стратегия, финансы, маркетинг и работа с
клиентами, персонал, продукты и услуги, связи с общественностью и государственными органами, риски, безопасность, организационное развитие, менеджмент качества, филиальная сеть и многое другое.

Рекомендуемая литература и Интернет-ресурсы

[1] Комплексная типовая бизнес-модель коммерческого банка, версия 3.0. [Электронный ресурс]
[2] Исаев Р. А. Банковский менеджмент и бизнес-инжиниринг. — М.: ИНФРА-М, 2011. — 400 с. Ил
[3] Методические рекомендации АРБ по организации функционирования системы менеджмента качества в коммерческом банке
[4] Профессиональные сайты и блоги на тему «Банковский менеджмент и бизнес-инжиниринг»:

[5] Серия стандартов ISO 9000. Техком № 176
[6] Официальный сайт программного продукта Business Studio
[7] Система организационной диагностики http://bizdiag.com

Июнь 2012 г.