Внедрение системы автоматизированного расчета показателей деятельности на предприятии теплоснабжения

Кагазбек Еренчинов

Заведующий лабораторией тематической научно-исследовательской лаборатории «АСУТП» НАО АУЭС

Нигина Токтасынова

Докторант PhD НАО АУЭС

Диас Примкулов

Магистр НАО АУЭС

Михаил Ермолаев

Управляющий партнер консалтинговой компании ТОО «GAB – group of outsourcing companies»

Консультант по управлению

Бизнес-тренер

Сертифицированный специалист по управлению изменениями (PROSCI)

Сертифицированный практик ТРИЗ (МАТРИЗ)

Статья посвящена итогам научно-практического проекта по автоматизации расчета показателей интегрированной системы менеджмента (ИСМ) для предприятия теплоснабжения сотрудниками НАО «Алматинский Университет Энергетики и Связи».

Как правило, оценка эффективности работы предприятия производится на основе финансовых индикаторов, таких как рентабельность, его рыночная стоимость или показатель чистой прибыли, но данная оценка не позволяет анализировать качество работы каждого подразделения и оценить его вклад в общую эффективность предприятия.

Определение качества работы подразделений обычно рассматривается с точки зрения показателей эффективности процесса, за выполнение которого отвечают сотрудники подразделений. Тем самым решаются 2 задачи: оценка эффективности процессов и оценка работы собственно подразделений. Это позволяет выявить общую эффективность работы предприятия, основываясь не только на финансовых показателях, но и показателях эффективности отдельных бизнес-процессов. Для проведения подобного анализа процессы предприятия необходимо декомпозировать.

Система показателей строится с учетом процессов развития предприятия, изменения экономической ситуации, тарифной политики и законодательства, что обуславливает необходимость проведения корректировки организационной и производственной структуры, показателей подразделений и степени влияния отдельных процессов на эффективность предприятия.

Зачастую сбор данных для расчета показателей деятельности требует значительного отвлечения сотрудников, к тому же при этом не исключается наличие ошибок в расчетах. Решение данных проблем возможно при использовании автоматизированных систем, которые позволяют упростить процесс сбора показателей в режиме реального времени и произвести их расчет.

Соответственно к результатам проектов по разработке систем автоматизированного расчета оценки показателей деятельности предъявляются следующие требования:

• обеспечить возможность получения точных и актуальных данных о ходе процессов в удобной форме для анализа их эффективности;
• минимизировать затраты на сбор показателей со стороны предприятия;
• минимизировать ошибки и проявления «человеческого фактора» при расчете показателей деятельности.

В качестве успешного опыта создания и введения в эксплуатацию подобной системы представим итоги проекта, выполненного силами сотрудников тематической научно-исследовательской лаборатории Автоматизированных систем управления технологическим процессом (ТНИЛ «АСУТП») НАО «Алматинский Университет Энергетики и Связи».

Проект был реализован на базе предприятия тепловых сетей ТОО «АлТС» (г. Алматы) - теплоснабжающей организации, которая обслуживает жилые и промышленные объекты южной столицы Казахстана. Общая протяженность магистральных, распределительных и внутриквартальных сетей составляет 854,906 км, зона теплофикации охватывает территорию города.

Эффективность производственных процессов на предприятии опосредована множеством факторов. Например, расход теплоносителя на горячее водоснабжение и для ряда технологических процессов изменяется как по часам суток, так и по дням недели. Расчет этих показателей был довольно затруднителен, и на протяжении последних лет расчеты по ним производились по средним нормативным показателям, что не давало четкого понимания эффективности на конкретных участках в определенные промежутки времени.

Разделение процессов предприятия тепловых сетей было проведено с учетом выделения следующих групп:

• основные, в состав которых помимо производственных необходимо включить клиентские составляющие, а также показатели развития и обучения;
• вспомогательные процессы;
• финансовые.

При определении весовых коэффициентов для расчета оценки эффективности предприятия учитывалась специфика деятельности ТОО «АлТС»:

• в виду особенностей производственных процессов и их наибольшего влияния на эффективность работы предприятия, их показатели должны иметь наибольший вес в интегрированной оценке эффективности;
• в состав основных процессов включаются не только производственные, такие как передача тепловой энергии и ГВС, но и обеспечивающие целостность трубопроводов, т.е. проведение капитального и текущих ремонтов, а также устранение аварийных ситуаций. Качественное выполнение эксплуатационных процессов имеют решающее влияние на конечный результат деятельности предприятия;
• вспомогательные процессы – это процессы, обеспечивающие выполнение основных. Обычно это процессы материально-технического снабжения, АХО, кадровые, юридические, работа которых важна для предприятия и «завязана» на выполнении основных процессов;
• рассматриваемое предприятие теплоснабжения является убыточным производством и находится на дотации государства, поэтому вес финансовой составляющей, оказывающей влияние на конечный показатель эффективности, весьма ограничен.

С учетом данных особенностей сотрудниками ТНИЛ «АСУТП» была разработана система автоматизированного расчета оценки ИСМ для предприятия теплоснабжения ТОО «АлТС» на основе системы бизнес-моделирования Business Studio, позволяющей не только работать с показателями, но и поддерживать систему менеджмента качества в целом.

В рамках системы расчета оценки ИСМ осуществлена автоматизация:

• сбора значений показателей;
• расчета показателей процесса и подразделения;
• формирования отчетов для руководства.

Сбор значений показателей в режиме реального времени осуществляется с помощью Business Studio Portal (Рисунок 1). Веб-портал также позволяет сотрудникам обращаться к базе знаний предприятия, содержащей всю необходимую для работы регламентирующую документацию.

Рисунок 1. Ввод значений показателей

Анализ функционирования системы руководством предприятия проводится на основе отчетов по процессам, которые генерируются средствами Business Studio (Рисунок 2).

Рисунок 2. Получение отчета показателей в Business Studio Portal

При принятии решения об автоматизации документооборота в области работы с показателями в ходе проекта автоматизации были определены:

1. Отделы, в которых необходимо было установить систему – в идеале, необходима установка системы на все подразделения, но для сокращения затрат на систему, а также в силу определенных технических ограничений, может рассматриваться более приемлемая конфигурация. Данный этап рассматривается первым, так как изначально система показателей строилась с точки зрения проверки качества функционирования отдельно взятых подразделений, а потом уже предприятия в целом.
2. Критичность и количество рассматриваемых показателей каждого подразделения. При внедрении более чем 8-10 показателей для мониторинга деятельности подразделения, вся работа сотрудников может свестись к сбору показателей, а также к усложнению процедуры расчета интегральных показателей.
3. Частота формирования отчетности по показателям и их пересмотра, а также принятия определенных действий на основе анализа показателей. Для предприятия тепловых сетей оптимальным был выбран срок отчетности по кварталам (при сборе промежуточных значений показателей каждый месяц). Такая периодичность позволила соблюсти компромисс между затратами на мониторинг процессов и их управляемостью.
4. Формулы расчета показателей и их влияние на общую эффективность предприятия. Для простоты приведения к общему показателю желательно приводить значения показателей к безразмерным величинам или к %. Например:
   (1) или (2)
   Так при расчете показателя по формуле (1), квартальный показатель имеет вид:
   а) если важны суммарные значения показателя
   
   б) если важны средние значения показателя
   
   в) если плановые значения показателей – это величина постоянная (например количество сотрудников)
   
   При расчете показателя по формуле (2):
   а) если важны суммарные значения показателя
   
   б) если важны средние значения показателя
   
   в) если плановые значения показателей – это величина постоянная
   
5. Формула расчета общей интегрированной оценки деятельности предприятия:
   
   Где
   - весовой коэффициент основных процессов;
   - весовой коэффициент вспомогательных процессов;
   - весовой коэффициент финансовых процессов;
   - среднее значение результативности основных процессов;
   - среднее значение показателя результативности вспомогательных процессов;
   - интегрированное значение результативности финансовых процессов.

На основе интегрированной оценки деятельности, принимаются решения о необходимости принятия корректирующих действий. Если значение оценки выходит за рамки нормативного, то руководством вместе с отделом качества проводится анализ показателей для нахождения несоответствий. Нормативное значение оценки пересматривается в зависимости от внешних условий: изменений в законодательстве, количества потребителей и их дальности, капитальных ремонтов и других факторов. Пересматривается не чаще 1 раза в квартал и не реже 1 раза в год.

Таким образом, для предприятия тепловых сетей была разработана автоматизированная система работы с показателями, которая позволяет проводить сбор значений показателей, расчет показателей процесса и субъекта, автоматически получать отчеты для руководства. Пример реализации расчетов приведен далее в таблицах 1 и 2.

Интегрированная оценка результативности процесса: Крез = (К1 + К2 + К3 + К4 + К5 + Кn)/n

Таблица 1. Пример отчета «Анализ процесса «Техническое обеспечение передачи и распределения тепловой энергии» (Западный эксплуатационный район) за 9 месяцев 2016 года)»

Кобх/тс = Факт *100%/ План
План - запланированные обходы тепловых сетей
Факт - выполненные обходы тепловых сетей

Таблица 2. Расчеты результативности на примере показателя выполнения графиков обхода тепловых сетей (Кобх т/с ЗЭР)

Детализированный расчет каждого показателя и представление в виде таблицы позволяет видеть достижение показателем нормы, а также исходные данные для возможности проведения анализа. Каждое подразделение отчитывается раз в квартал на совместном собрании о результатах работы, где представляются уже не табличные данные, а графики достижения - в системе также реализовано автоматическое получение графиков по каждому показателю в виде гистограммы (Рисунок 3).

Рисунок 3. Гистограмма План/Факт показателя

На основе собранной статистике по анализируемым показателям деятельности в автоматизированном виде формируется отчет общей результативности ИСМ. В качестве примера в таблице 3 приведем фрагмент.

Таблица 3. Пример отчета общей результативности ИСМ (фрагмент)

Резюме

Важнейшей задачей проекта было не просто предоставить руководству предприятия производственные показатели для аналитики, но и не обременять при этом производственный персонал, максимально упростив процедуру сбора показателей. По результатам проекта в ТОО «АлТС» были внедрены алгоритм и программный модуль интеграции СМК и ССП «Автоматизированный расчет оценки интегрированной системы менеджмента» (подтверждено актом внедрения).

Данный модуль позволил:

• снизить время сбора значений показателей подразделениями, получения готового отчета и исключение ошибок в подсчете показателей за счет автоматизированного получения отчета после введения План/Фактных значений;
• хранить значения показателей в единой базе и анализировать статистику за прошедшие периоды;
• автоматически получать интегрированную оценку результативности предприятия (время получения итогового отчета - порядка 1 минуты).

В целом внедрение автоматизированной системы расчета показателей процессов позволило оперативно выявлять узкие места в деятельности предприятия и повысить его управляемость.

Июль 2017 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Пример Руководства по качеству ИСО

ИСО — Важен сертификат или результат?

Аудиты в Business Studio

Эффективность системы менеджмента качества