Task Manager: система управления задачами (с поддержкой Agile)

Информация об авторе

Имя
Роман Исаев

Должность

• Эксперт по организационному развитию, процессному управлению, информационным технологиям в бизнесе;
• Партнёр ГК «Современные технологии управления»;
• Руководитель проектов, бизнес-тренер, сертифицированный специалист Business Studio;
• Автор 11 книг и более 60 публикаций в научно-практических журналах;
• Автор и разработчик моделей и модулей для системы Business Studio, которые на протяжении многих лет активно используются в ведущих российских и международных организациях.

Контакты

E-mail	mail@isaevroman.ru
Сайт	https://www.isaevroman.ru/

Модели и решения

• Цифровая модель банка и группы финансовых организаций;
• Risk Manager: система управления операционными рисками;
• Task Manager: система управления задачами (с поддержкой Agile);
• IT Architect: система управления ИТ‑архитектурой;
• Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов;
• Business Studio Toolset Addon: многофункциональное дополнение.

Книги:

• 60 примеров успешных и проблемных проектов организационного развития.
• Банк 3.0: стратегии, бизнес-процессы, инновации.
• Секреты успешных банков: бизнес-процессы и технологии.
• Оптимизация всех бизнес-процессов: руководство к действию.
• Практика управления процессами и проектами с применением Agile (Scrum, Kanban).
• Практика организационного развития и оптимизации бизнес-архитектуры банка.
• 1200 показателей KPI бизнес-процессов и примеры оптимизации.
• Управление операционными рисками: надёжность бизнес-процессов и ИТ-систем. 
• Управление ИТ-архитектурой организации: проектирование, анализ, оптимизация и трансформация. 
• Управление ИТ-архитектурой организации: проектирование, анализ, оптимизация и трансформация. Том 2. 
  

Общие сведения о решении

Стоимость решения — 65 000 руб.

Видео-презентация «Система управления задачами для процессов и проектов с применением Agile»

Описание

«Система управления задачами для процессов и проектов с применением Agile» (далее, Система) состоит из трёх модулей, которые работают в многопользовательском режиме.

1. Органайзер — управление корпоративными и личными задачами на основе современных подходов и технологий. Также применяется для хранения и проработки требований (задач) по оптимизации (развитию) бизнес-архитектуры организации. Т. е. управление задачами по оптимизации бизнес-процессов, организационной структуры, системной архитектуры и других областей, которые моделируются в Business Studio, выполняется с помощью Системы внутри Business Studio.
2. Kanban — управление задачами для Agile-проектов и процессов по методологии Kanban.
3. Scrum — управление задачами для Agile-проектов и процессов по методологии Scrum.

С технической точки зрения Система является дополнительным модулем для программного продукта Business Studio и представляет собой набор классов (справочников), параметров, настроек, функций и шаблонов отчётов, которые разработаны с помощью модулей «MetaEdit» и «Мастер отчётов».

Система может быть установлена (интегрирована) в любую базу данных, созданную в актуальной версии Business Studio, вне зависимости от объёма наполнения информацией.

Благодаря Системе организации не нужно приобретать несколько программных продуктов под разные функции. Все основные функции по управлению бизнес-процессами, проектами и задачами можно успешно выполнять в рамках одной базы данных в Business Studio. Это даёт следующие выгоды и преимущества:

1. Экономия денежных средств и времени.
2. Нет необходимости синхронизировать и интегрировать разные программные продукты и базы данных.
3. Системный подход. Возможность создать комплексную электронную бизнес-модель (бизнес-архитектуру) организации, в которой все компоненты будут взаимосвязаны.
4. Использование всех преимуществ процессного подхода.
5. Возможность по образцу (на примере) Системы создать свои новые классы, списки и параметры в модуле «MetaEdit», шаблоны отчётов в «Мастере отчётов».

Пользователи

Благодаря многофункциональности Системы она будет полезна для всех подразделений организации, в первую очередь для следующих: управление бизнес-процессов и методологии, управление информационных технологий, управление стратегического и организационного развития, служба персонала, проектный офис, бизнес (продуктовые) подразделения, служба качества и стандартизации.

Алгоритм работы и использования

Этап 1. «Планирование задач»

Выбирается методология управления — Органайзер, Kanban, Scrum.
Для методологии Органайзер правила и режим работы выбирает сам пользователь, особых ограничений не предусмотрено.

Для методологий Agile (Scrum, Kanban):

• создаются рабочие группы (команды) и назначаются роли (для Scrum — владелец продукта, Scrum мастер);
• заполняется полный перечень всех задач / требований (backlog) для процесса, продукта или проекта. Для каждой задачи / требования в первую очередь указывается: оценка трудоёмкости, приоритет;
• устанавливаются связи с базовыми справочниками Business Studio.

Для методологии Scrum:

• заполняется справочник «Спринты»;
• из задач / требований типа «backlog» выбираются самые приоритетные для включения в спринт, заполняются свойства (карточка) спринта, для задач устанавливается статус «backlog спринта»;
• количество задач, которые может взять Scrum-команда в спринт, зависит от её средней производительности по предыдущим спринтам (velocity);
• выбираются задачи для реализации, и для них устанавливается статус «в работе».

Для методологии Kanban:

• заполняется справочник «Этапы Kanban»;
• из задач / требований типа «backlog» выбираются самые приоритетные и переводятся на первый этап реализации (по порядку: планирование, разработка, тестирование).

Этап 2. «Исполнение и учёт задач»

Согласно периодичности (например, каждое утро, в зависимости от выбранной методологии):

• проводятся совещания рабочей группы (команды);
• обсуждаются текущие результаты, корректируются и дополняются параметры задач (приоритеты, комментарии и др.);
• изменяются статусы задач;
• в спринтах проставляются фактические трудозатраты по задачам за прошедший день;
• создаются новые задачи (или подзадачи).

Этап 3. «Контроль задач»

Для контроля задач применяются фильтры и встроенные шаблоны отчётов:

• в отчёте «Доска Scrum для спринта» используется контроль фактического времени выполнения задач и график Burndown chart;
• в отчётах «Доска Kanban в формате Excel» используется контроль ограничений по количеству задач на каждом этапе;
• Органайзер: контроль личных задач (как исполнитель), контроль поручений другим сотрудникам (как автор).

Термины и определения

Agile — семейство гибких методологий по управлению проектами и процессами, среди которых выделяются Scrum и Kanban.

Спринт (sprint) — это рабочая итерация фиксированной продолжительности, которая включает набор задач для рабочей группы (команды).

Функционал и структура данных

1. Три справочника «Задачи Органайзер», «Задачи Scrum», «Задачи Kanban»:
   
   • хранение информации о задачах с большим количеством свойств (параметров): детальное описание, приоритет, статус, тип (задача, требование / пользовательская история, баг, эпик, группа), нормативно-справочные документы;
   • автоматическая нумерация задач;
   • связи задач с действующими справочниками Business Studio: субъекты (автор и исполнитель задачи), процессы, проекты, направления деятельности (продукты);
   • возможность создания чек-листов для указания детальных работ по выполнению задачи (подзадач);
   • быстрое редактирование параметров задач из окна справочника (без открытия окна свойств задачи);
   • применение большого количества фильтров для выборки необходимой информации из справочника.
     Примеры фильтров: мои задачи, задачи с выбранным исполнителем, задачи в рамках выбранных бизнес-процессов или проектов, задачи с определённым статусом, просроченные задачи, задачи на эту неделю, самые важные задачи;
   • возможность сортировки задач по любым параметрам;
   • возможность создания иерархической структуры задач;
   • возможность настраивать набор параметров в окне свойств (карточке) задачи;
   • примеры типовых задач с заполненными параметрами.

   ***

   Для справочника «Задачи Scrum» отдельно указывается: дата завершения (план), статус из фиксированного списка (бэклог, бэклог спринта, в работе, готово), оценка трудоёмкости (в часах и баллах — story points).

   Для справочника «Задачи Kanban» отдельно указывается: дата начала (факт), дата завершения (план и факт), этап из соответствующего справочника, статус на этапе, ссылка на задачу Scrum, трудоёмкость и исполнители на этапах (вкладка — список).

   Для справочника «Задачи Органайзер» отдельно указывается дата начала (факт), дата завершения (план и факт).

2. Справочник «Спринты»:
   
   • хранение информации о спринтах со следующими свойствами (параметрами): дата начала, дата завершения, Scrum-команда (связь со справочником «субъекты»), статус, детальное описание, трудоёмкость итоговая (в баллах и часах), нормативно-справочные документы;
   • по каждому спринту ведётся история активностей (planning, meeting, review, retrospective) с указанием дат и комментариев;
   • по каждому спринту ведётся учёт фактически потраченного времени на каждую задачу в разрезе рабочих дней (доступно до 10 рабочих дней, 2 недели);
   • возможность создания иерархической структуры спринтов;
   • возможность настраивать набор параметров в окне свойств (карточке) спринта;
   • примеры типовых спринтов с заполненными параметрами.
3. Справочник «Этапы Kanban»:
   
   • возможность создания неограниченного количества этапов для задач в рамках Kanban. Этапы представляют собой поток (или цепочку) по прохождению задачи внутри организации. Например, сбор и анализ требований, планирование, разработка, тестирование, презентация клиенту. Обычно на каждом этапе разные исполнители, но возможны и другие ситуации;
   • для каждого этапа указывается ограничение по количеству задач и суммарному времени;
   • на досках Kanban (отчёты) выводится информация только по трём этапам, настроенным по умолчанию: планирование, разработка, тестирование.
4. Отчётность.
   
   

   Органайзер:

   • Органайзер (все задачи) в формате Excel. Выводится таблица всех задач с указанием ключевых параметров.

   Kanban:

   • доска Kanban (все задачи) в формате Word;
   • доска Kanban (все задачи, с указанием бизнес-процессов) в формате Excel, включая расчёты и контроль ограничений по количеству задач на каждом этапе (статусе) задач;
   • доска Kanban процесса в формате Word;
   • доска Kanban процесса в формате Excel, включая расчёты и контроль ограничений по количеству задач на каждом этапе (статусе) задач;
   • анализ времени выполнения задачи (Value Stream Mapping, Cycle time).

   Scrum:

   • доска Scrum (все задачи, с указанием продуктов) в формате Excel;
   • доска Scrum для спринта в формате Word;
   • доска Scrum для спринта в формате Excel, включая расчёты: план-факт, НЗР (незавершённые работы), диаграмма Burndown chart;
   • доска Scrum продукта, включая Бэклог продукта (product backlog) в формате Excel;
   • доска Scrum процесса в формате Excel;
   • скорость работы Scrum-команды (Velocity), среднее значение баллов (story points) по выполненным спринтам.

   Общее:

   • все задачи сотрудника (подразделения) в рамках Agile;
   • стандартный отчёт, выводящий свойства (карточку) задачи (Органайзер, Kanban, Scrum) в формат MS Word;
   • стандартный отчёт, выводящий свойства (карточку) спринта в формат MS Word.
5. Дополнительные компоненты:
   
   • новая вкладка «Управление задачами» в главном меню Business Studio с кнопками для быстрого доступа ко всем справочникам и функциям, которые входят в состав Системы;
   • возможность импорта информации в справочники «Задачи Органайзер», «Задачи Scrum», «Задачи Kanban» из внешних файлов Excel. Реализуется с помощью механизма «Пакеты импорта» в Business Studio.