Информация об авторе
Общие сведения о решении
Стоимость решения — 46 000 руб.
| Назначение решения |
Решение является инструментом для создания и ведения единой «бесшовной» базы знаний по модели деятельности и внутренним нормативно-методическим документам (далее - НМД) компании в формате HTML-публикации (далее HTML–база знаний). |
| Область применения |
Компании любых отраслей и сфер деятельности, перед которыми стоит задача формирования «бесшовной» HTML-базы знаний с НМД компании, разработанными «вручную» и загруженным в Business Studio файлами. |
| Количество пользователей |
Количество сотрудников, имеющих возможность непосредственно работать со справочниками Решения и загружать НМД, зависит только от количества имеющихся лицензий Business Studio. Количество пользователей, работающих в базе знаний в формате HTML-публикации, не ограничено. |
| Доработка |
Возможна доработка Решения под индивидуальные требования Клиента. Просьба присылать предложения и/или техническое задание на e-mail разработчика |
| Требования к программному обеспечению |
Business Studio редакций Enterprise и Ultimate версии 6.0.8843 (версия базы данных 6.0.2.0) и более поздних версий, редактор «MetaEdit». |
| Мультиязычность |
Метаданные Решения, все шаблоны отчетов, настроечная информация Решения разработаны на русском языке. Перевод Решения на другие языки в настоящее время не предполагается. |
| Дополнительная информация |
Презентация Решения Видеопрезентация Решения База знаний с демо-примером Решения |
Описание Решения
Решение «Управление базой знаний нормативно-методических документов в Business Studio» (далее – Решение) представляет из себя совокупность пользовательских списков, справочников и параметров и шаблонов отчетов, которые дополняют стандартные возможности Business Studio по формированию HTML-базы знаний по деятельности (далее по тексту – процессам) и внутренним НМД компании, разработанными «вручную» и загруженным в Business Studio файлами.
Настоящее Решение разработано с помощью редактора MetaEdit и стандартного Мастера отчётов Business Studio, оно обеспечивает:
- формирование «бесшовной» полнотекстовой базы знаний по процессам, организационной структуре и всем внутренним НМД компании;
- возможность просмотра текста НМД, разработанного «вручную» и загруженного в Business Studio, без необходимости скачивания файла с НМД;
- возможность перехода по гиперссылкам из НМД разработанного «вручную» к просмотру текста другого НМД, приложений к НМД или регламентам, сформированным Business Studio (см. рис. 1) — что за счет использования гиперссылок исключает необходимость поиска взаимосвязанных документов;
- автоматическое формирование перечней НМД, действующих для конкретных подразделений и должностей;
- ведение и просмотр карточек НМД в базе знаний с общими сведениями о нем (приказ о введении, дата введения в действия, номер версии, статус и т. п.), ведение истории версий НМД (с хранением файлов отменённых версий));
- формирование базы всех используемых шаблонов и форм записей, имеющихся во внутренних НМД компании, возможность скачивания пустых шаблонов и форм записей;
- полнотекстовый поиск информации в базе знаний НМД;
- ведение истории версий самой базы знаний.
Рис.1. Использование гиперссылок в «бесшовной» базе знаний
Пользовательский механизм предоставления доступа к НМД
Для получения перечней НМД, сформированных для конкретных подразделений и должностей, в Решении используется пользовательская вкладка «Предоставляется доступ» (см. рис. 2). На ней можно указать Подразделение, Должность, Роль или Группу, сотрудникам которых необходимо предоставить доступ НМД.
Рис.2. Вкладка «Предоставляется доступ» у элементов спр. «Документы»
Ключевые особенности пользовательского механизма предоставления доступа к НМД, используемые в Решении, следующие:
- простота и эффективность: доступ к НМД можно предоставить одновременно всем сотрудникам компании «в одно движение» – достаточно указать организационною единицу в свойства НМД (так на рис. 2 НМД «Правила внутреннего трудового распорядка» будет доступен сразу всем сотрудникам компании);
- гибкость: возможны различные сценарии предоставления прав сотрудникам на просмотр НМД (через подразделение, должность, роль или группу);
- прозрачность и контроль: отчеты, имеющиеся в Решении, содержат информацию о том, к каким НМД сотрудникам предоставлен доступ с помощью Решения.
Подробнее с пользовательским механизмом предоставления доступа к просмотру НМД, используемом в Решении, можно ознакомиться в демо-примере базы знаний.
Пользователи решения
Пользователями решения являются:
| Группа пользователей | Для чего |
|---|---|
| Бизнес-аналитик |
|
| Сотрудники компании |
Сотрудник компании, открыв HTML-базу знаний, получает возможность:
|
| Сотрудники, ответственные за управление НМД |
|
Состав отчетов в Решении
Демо-пример базы знаний, сформированной с помощью Решения, можно скачать здесь, основные отчеты Решения приведены в таблице ниже:
|
Название отчета |
Назначение отчета |
|---|---|
|
Карточка НМД |
Вывод ключевой информации о НМД, включая: приказ/распоряжение о введении в действие, дата введения в действие, перечень приложений, историю версий и др. |
|
Внутренний НМД |
Вывод информации из файла с НМД, истории версий НМД. |
|
Приложение к НМД |
Вывод информации из файла, который содержит приложение к НМД. |
|
Перечень НМД Оргединицы |
Формирование персонального перечня НМД для должности, подразделения или роли, доступ к которым предоставлен с помощью Решения. |
|
История версий базы знаний |
Вывод сводной информации о версиях и новых/ измененных элементах базы знаний с возможностью перехода к ним. |
|
Перечень действующих НМД |
Подготовка Перечня действующих НМД компании на дату формирования отчета |
|
План разработки и пересмотра НМД |
Подготовка Плана разработки и пересмотра НМД компании на дату формирования отчета с указанием ответственных и сроков |
Этапы использования Решения
Решение представляет собой полнотекстовую HTML-базу знаний внутренних НМД компании (включая приложения к ним), связанных между собой взаимными гиперссылками. Решением предусматривается загрузка файлов, как для самого НМД, так и для каждого приложения к нему (т. е. каждое приложение к документу является отдельным элементом в Business Studio и загружается отдельным файлом). Основные этапы применения Решения приведены на рис. 3.
Рис. 3. Этапы применения Решения
Информация о НМД, приложениям к ним может импортироваться в Business Studio из файлов формата MS Excel с помощью с помощью специального разработанного пакета импорта.
С необходимой периодичностью формируется (переформируется) HTML-база знаний, доступ к которой предоставляется всем заинтересованным сотрудникам. Сотрудники работают с единой «бесшовной» базой знаний, в которой представлена информация по процессам, внутренним НМД в виде HTML-страниц, связанных между собой взаимными гиперссылками.
Подготовка к использованию Решения
После приобретения Решения необходимо:
- загрузить пользовательские справочники, списки и параметры в требуемую базу данных (с помощью редактора MetaEdit);
- предоставить вертикальные права на работу с пользовательскими справочниками и списками;
- загрузить пользовательские шаблоны отчетов, настроечную информацию и пакет импорта (представлены в виде файлов. xml).